Ligne d’alerte

Conformément à l’article 17, alinéa 2 de la loi dite « Sapin II » du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, est mis en place un dispositif d’alerte interne (appelé alerte éthique) destiné à permettre le recueil des signalements émanant d’employés, clients ou fournisseurs et relatifs à l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société. 

Périmètre

Il ne s’agit pas d’utiliser cette ligne d’alerte pour des sujets sans lien avec l’intérêt général ou l’atteinte à la probité comme par exemple pour régler un différend entre le salarié et l’entreprise.

Si le dispositif d’alerte éthique a été pensé par la loi ‘Sapin II’ notamment pour relater des faits de corruption, du trafic d’influence, de la concussion, de la prise illégale d’intérêts, du détournement de fonds publics ou du favoritisme, il peut également être utilisé pour relater tout fait qui se rapporterait à :

-        du harcèlement sexuel,

-        de l’intimidation et du harcèlement au travail,

-        de la fuite de données,

-        des ententes,

-        de la discrimination

-        ou la détection de positions de conflits d’intérêts.

Toute utilisation abusive ou calomnieuse de la ligne d’alerte pour des faits sans lien avec le périmètre défini pourra être sanctionnée par une action disciplinaire, voire des poursuites judiciaires. En revanche, les employés qui, de bonne foi, expriment leur préoccupation en vertu de la présente politique seront protégés et ne pourront être sanctionnés pour ce signalement, même s’il s’avère être faux ou qu’ils ont commis une erreur.

Aucunes représailles ne seront tolérées pour des alertes déposées de bonne foi, même si elles ne sont pas fondées.

Canaux d’alerte

a) Alertes internes

Plusieurs canaux d'alerte interne existent pour lancer une alerte (sans ordre de prévalence) et sont à disposition des membres du personnel ou des collaborateurs extérieurs et occasionnels » :

-        discussion ouverte ou téléphonique avec son supérieur hiérarchique direct, un membre de la direction, son correspondant aux ressources humaines, le responsable Compliance du groupe ;

-        l’utilisation de la hotline par courrier électronique nidec_hotline_europe@nidec.com ;

-        en se connectant au portail internet externe disponible à l’adresse https://nideccompliance.ethicspoint.com

-        par téléphone auprès de la hotline accessible gratuitement depuis la France au 0800 91 89 95

  b) Alertes externes

Indifféremment, le lanceur d’alerte peut également choisir de faire un signalement externe à l’autorité compétente, au Défenseur des droits (nommée par décret), à la justice ou un organe européen. Le Défenseur des droits aiguillera l’alerte vers les services compétents et veillera à ce que les mesures légitimes et inéluctables qui s’imposent à toutes et à tous, garantissent l’égalité de traitement à toutes les personnes quelle que soit leur situation et en particulier à celles qui, pour des raisons économiques, sociales ou juridiques sont les plus vulnérables.

Pour contacter le Défenseur des droits,

-        Préférer le canal numérique à l’adresse https://formulaire.defenseurdesdroits.fr/code/afficher.php

-        Rencontrer un délégué en se connectant à l’adresse https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/saisir et en sélectionnant un contact

-        Par courrier gratuit, sans affranchissement, sous double enveloppe à l’adresse Défenseur des droits - Libre réponse 71120 - 75342 Paris CEDEX 07. Afin de garantir la confidentialité, l’enveloppe intérieure devra exclusivement indiquer « SIGNALEMENT D'UNE ALERTE AU TITRE DE LA LOI DU 9 DECEMBRE 2016 EFFECTUE LE (date de l'envoi) » 

-        En tout dernier recours, l'accueil téléphonique reste assuré au 09 69 39 00 00 de 9h à 18h pour les réclamants qui n'ont pas d'autre possibilité de contact.

Le respect de ces modalités d'envoi est impératif afin de garantir la confidentialité des informations transmises. Un accusé réception sera adressé à l'auteur de l'envoi comportant un numéro identifiant qui sera ensuite utilisé pour les échanges avec le Défenseur des droits.

Pour protéger la confidentialité des échanges, tous les courriers adressés ensuite au Défenseur des droits devront suivre la même procédure de double enveloppe.

Traitement de l’alerte

Hormis les alertes faites auprès de la hiérarchie ou la direction de l’entreprise, les alertes sur la hotline téléphonique ou le portail éthique sont reçues par un fournisseur de service externe spécialisé dans le traitement de ce genre d’appel. Les alertes par voie de courrier électronique sont réceptionnées par le service Compliance de Nidec.

Un accusé de réception de l’alerte doit être retourné au lanceur d’alerte dans les sept jours à compter de la réception.

En fonction de la nature de l’alerte, elle est ensuite traitée par une équipe de personnes impartiales, non directement impliquées avec le lanceur d’alerte ou la personne visée.

Un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois sera appliqué pour fournir un retour d’informations à compter de l’accusé de réception du signalement.

Toutes les alertes sont traitées conformément à la RGPD et seules les informations nécessaires à l’étude du dossier sont collectées et conservées. Les données sont conservées le temps du traitement du dossier et jusqu’à extinction du délai d’appel après que les conclusions ont été données.

Protection du lanceur d’alerte

La loi 2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « loi Sapin II » a créé un statut pour les lanceurs d’alerte et leur a ainsi offert un régime protecteur.

L’article 6 de la loi Sapin II, modifié par la loi N°2022-401 du 21 Mars 2022 définit le lanceur d’alerte de la manière suivante : « Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles …, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. »

Conformément à ce qui est évoqué plus haut, des protections sont offertes aux lanceurs d’alerte, et notamment la protection contre les représailles, aux personnes physiques et morales qui sont en lien avec le lanceur d’alerte : facilitateurs, collègues ou proches, entités juridiques contrôlées par le lanceur d’alerte, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.

Les lanceurs d’alerte sont protégés contre les représailles professionnelles et bénéficient d’un allégement de la charge de la preuve.

Une protection identique contre les représailles est étendue aux personnes physiques et aux personnes morales à but non lucratif (syndicats et associations) qui sont en lien avec le lanceur d’alerte : facilitateurs , collègues, proches... qui aident à effectuer le signalement ou la divulgation.

Par ailleurs, l'identité des lanceurs d'alerte est tenue strictement confidentielle : le non-respect de l’obligation de confidentialité de leur identité est sanctionné pénalement, tout comme le fait de faire obstacle au signalement, de quelque manière que ce soit. Cependant il peut être utile de fournir son nom ou ses coordonnées de contact afin de faciliter l’enquête et de pouvoir être entendu sur des compléments d’informations nécessaires à la poursuite du traitement de l’alerte.